Faktura VAT to najczęściej używany dokument, który potwierdza transakcję. Jest też, ważnym dokumentem rozliczeniowym, podlegającym kontroli ze strony Urzędu Skarbowego i innych organów uprawnionych, dlatego przepisy narzucają przechowywanie faktur przez 5 lat. Aby jednak, wystawiony dokument mógł funkcjonować jako faktura VAT, nie wystarczy, że będzie się tak nazywał. Musi być wystawiony w odpowiedni sposób, zawierać wymagane ustawą informacje i powstać w odpowiednim terminie. Wszelkie wytyczne, dotyczące wystawiania faktur VAT, zawarto w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 roku. Ustawa ta przeszła wiele korekt, a ostatnia wersja jednolita została wydana w czerwcu 2017 r.

Terminy wystawiania faktur VAT

Zasady ogólne wskazują możliwość wystawienia faktury przez podatnika do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Od tej zasady są jednak wyjątki. Dotyczą one m.in.: usług budowlanych i montażowych ( do 30 dni od wykonania ), dostaw książek drukowanych (do 60 dni od wydania towaru), usługi drukowania np. książek (do 90 dni) itd.

Możliwe jest także wystawienie faktury VAT na żądanie nabywcy, jeśli nastąpiło w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych od wykonania usługi czy sprzedaży towaru albo otrzymania przez sprzedawcę całości lub części zapłaty.

Co ważne, terminy wystawiania faktur i ogólne zasady obowiązują zarówno przedsiębiorców rozliczających podatek VAT, jak i tych, którzy tego nie robią.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Aby faktura VAT była skuteczna i stanowiła prawidłowy dokument podatkowy, musi zawierać wszystkie elementy przewidziane ustawą:

• datę wystawienia,
• datę sprzedaży
• datę dokonania lub zakończenia dostawy lub wykonania usługi, o ile jest inna od daty wystawienia faktury,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy oraz nabywcy: imiona, nazwiska, adres oraz numery NIP,
• nazwę przedmiotu sprzedaży, tj. towaru lub usługi,
• ilość sprzedanych towarów albo zakres wykonanej usługi,
• cenę jednostkową netto (każdego towaru i usługi),
• kwotę rabatu (o ile jest),
• łączną wartość netto wszystkich pozycji wykazanych na fakturze,
• stawkę podatku VAT,

• sumę wartości sprzedaży netto (wraz z podziałem na poszczególne stawki VAT oraz sprzedaż z niego zwolnioną),
• kwotę podatku od wykazanej sumy wartości netto (również z podziałem na poszczególne stawki),
• sumę należności ogółem (brutto).

Inne informacje dotyczące faktury VAT

W dobie digitalizacji, wielu dokumentów nie ma konieczności drukowania faktury i wysyłania pocztą tradycyjną czy dostarczania jej do nabywcy osobiście. Oczywiście, możliwy jest taki obieg i w wielu przypadkach nadal funkcjonuje, ale nie jest on obowiązkowy. Można swobodnie przejść na system przesyłania faktur pocztą mailową. Faktura VAT w formie elektronicznej, ma taki sam status prawny, jak jej papierowa wersja.

Forma elektroniczna zniosła też, obowiązek rozróżniania egzemplarzy oryginał i kopię. W tej formie, po prostu jeden egzemplarz dostaje nabywca, a jedna zostaje u sprzedawcy.

I na koniec, istotny szczegół. W obiegu papierowym, który nadal funkcjonuje, a czasem też elektronicznym, praktykowane jest podpisywanie obu egzemplarzy przez sprzedawcę i nabywcę. To sprawia, że faktura VAT ma trochę więcej mocy sprawczej w sprawach spornych przed sądem. Jednak przepisy, dopuszczają całkowity brak podpisów oraz pieczątek firmowych, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.